ربما تساءلت عن سبب عقد أي شخص اجتماعا يضيع وقت الجميع ولا ينتج عنه شيء.
هناك إجابات سهلة على هذا السؤال ، مثل 1) لا يعرفون أن اجتماعاتهم يمكن أن تكون فعالة ، 2) لا يعرفون ما هو شكل الاجتماع الفعال ، أو 3) لا يعرفون كيفية عقد اجتماع لقاء فعال.
ولكن ماذا عن جميع المديرين التنفيذيين الذين يعرفون كيف يخططون وينظمون ويديرون عملًا فعالًا ، لكنهم ما زالوا يعقدون اجتماعات سيئة؟
لذا ، دعونا نحفر أعمق. هؤلاء التنفيذيون يريدون في الواقع عقد اجتماعات سيئة لأنهم أثبتوا فائدتهم. إليك الطريقة.
1) أنها توفر الملاذ.
توفر الاجتماعات السيئة شكلاً متطورًا من الانشغال التنفيذي. يجد بعض الناس هذا مفيدًا لأنه يمنعهم من الاضطرار إلى العمل في مهام صعبة مثل التخطيط والتدريب والتعلم والتواصل. بالمقارنة مع هذه المهام الصعبة ، فإن الجلوس في غرفة الاجتماعات أمر سهل. في الواقع ، من السهل جدًا أن يقوم طفل يبلغ من العمر ست سنوات بذلك ، على افتراض أنه يمكنك إقناع الطفل بالبقاء بالداخل لمثل هذا النشاط غير المجدي.
الأفضل: الاجتماع الفعال هو نشاط تجاري يعمل فيه الأشخاص معًا.
2) يتجنبون المسؤولية.
لا تنتهي الاجتماعات السيئة بقرارات ، مما يعني أن لا أحد ينتهي به الأمر إلى تحميل المسؤولية عن فعل أي شيء. يجد بعض الناس هذا مفيدًا لأن المسؤولية تعني المساءلة والمساءلة تتطلب نتائج. وبالتالي ، بدون مسؤولية لا يوجد فشل ويبدو أن أداء الجميع جيد. هذا يخفي الأداء الضعيف بحيث يستمر الجميع في تلقي الزيادات والترقيات ، حتى عندما لا ينجزون شيئًا لأنهم (لقد خمنت ذلك) أمضوا كل وقتهم جالسين في الاجتماعات.
الأفضل: تنتج الاجتماعات الفعالة قرارات يكون شخصًا ما مسؤولاً عن تنفيذها.
3) أنها توفر الإثارة.
تتميز الاجتماعات السيئة بجميع عناصر الدراما الجيدة ، مثل الصراع والتوتر والألم. على سبيل المثال ، يقدم المشاركون تقارير مبهرة ، ويشوهون سمعة زملائهم ، وينخرطون في السياسة. تلعب بعض الاجتماعات الفظيعة حقًا مثل ساحات القتال المثيرة للشفقة حيث يتصارع المصارعون اللفظي للحصول على خدمات بينما يراقب الرئيس.
الأفضل: الاجتماعات الفعالة تحدث في بيئة آمنة من الاحترام.
4) يقدمون الطعام.
تصبح الاجتماعات السيئة ميزة تنفيذية تحسد عليها عندما تقدم وجبات خفيفة وقهوة و (أحيانًا) وجبات. ثم يستخدم الحاضرون الأكل للتخلص من الملل الناتج عن سماع مناقشات لا معنى لها. كما أنه يوفر عليهم نفقات الاضطرار إلى شراء الطعام.
الأفضل: يجب أن تكون الوجبات نشاطًا منفصلاً يستخدم لبناء العلاقات و (أحيانًا) للراحة.
5) يسلون.
الاجتماعات السيئة تشبه الحفلة. يروي الناس القصص ، ويتبادلون النكات ، ويتجادلون حول الأمور التافهة. تتميز بعض الاجتماعات بعروض كوميدية من قبل أحمق المكتب. يتميز البعض الآخر بالاستخفاف بالفكاهة من قبل المتنمر في المكتب. وإذا لم يحدث أي من هذين الأمرين ، فإن المناقشات المذهلة على الإطلاق ستدهش الجميع وترفيه.
الأفضل: تستخدم الاجتماعات الفعالة أدوات العملية لإحراز تقدم منهجي نحو النتائج.
ZZZZZZ