كان لدي ذعر صحي في ديسمبر.
كما اتضح ، كل شيء على ما يرام تمامًا. لكن احتمال ألا تكون الأمور على ما يرام أصابني حقًا بحلقة.
لأول مرة ... على الإطلاق ... فكرت في ما سيحدث لعملي إذا لم أكن فجأة موجودًا للعناية به.
يا لها من فتاحة للعين!
الحقيقة هي أنني الشخص الوحيد الذي يعرف حقًا كيفية عمل الأشياء في عملي.
يعرف العديد من الأشخاص - من المحامي الخاص بي إلى مدربي إلى طابعة الكتب - "أجزاء" منه. ولكن لا يوجد حقًا أحد يعرف ما يكفي عن عملي للتدخل ومعرفة الأمور والحفاظ على سير الأمور بدوني.
وكان ذلك مخيفًا جدًا بالنسبة لي. (لحسن الحظ ، كان الأمر مخيفًا بما يكفي لفعل شيء حيال ذلك).
اعتقدت أنه سيكون من المفيد أن أطلعك على ما يناسبني ....
1 - ضع أنظمة عملك في الكتابة
الخبر السار: أنا أعرف بالضبط كيف تعمل الأشياء في عملي.
الأخبار غير السارة: أنا الشخص الوحيد الذي يعرف بالضبط كيف تعمل الأشياء في عملي.
لماذا هذه مشكلة؟
بالنسبة للمبتدئين ، سأخرج في إجازة غدًا. ولا أريد إحضار عمل معي! إذا كنت أنا الشخص الوحيد الذي يعرف كيف يحافظ على سير الأمور ، فكيف يكون هذا ممكنًا؟
من الواضح أنني بحاجة إلى بعض الأنظمة. إذن ما الذي يجب أن يكون في الكتابة؟
من الناحية المثالية ، عمليا كل شيء. لكن قد ترغب في البدء بشيء سهل إلى حد ما. لنفترض كيف "تتعامل" مع العملاء أو العملاء الجدد.
عندما يقرر شخص ما العمل معي كمدرب فني ، فإليك ما يحدث:
نحدد موعدنا التدريبي الأول
أحصل على تفويض من بطاقة الائتمان أو الخصم لدفع رسوم التدريب
أرسل حزمة ترحيب ، والتي تتضمن: مجلد الجيب / الملصق ، وخطاب الغلاف ، وبطاقة العمل ، والسياسات والإجراءات ، ونموذج بيانات العميل ، وقائمة مراجعة العميل ، ونموذج الإعداد للتدريب ، ومعلومات إضافية حول التدريب
أستخدم "قائمة مراجعة رياض الأطفال" للتحقق من النماذج التي أرسلها بالضبط ؛ تاريخ الملاحظة بالبريد / التسليم
أقوم بإعداد مجلد عميل لمكتبي: أدخل قائمة التحقق وخطاب التغطية وجميع المعلومات / الملاحظات حتى الآن ، اكتب رقم الهاتف في علامة التبويب ، اكتب تاريخ أول موعد تدريب (وجميع المواعيد اللاحقة) على غلاف المجلد
أتابع وألاحظ عندما يتم إرجاع نموذج السياسات والإجراءات الموقّع ، وإضافته إلى مجلد العميل
أقوم بتدبيس نموذج بيانات العميل المكتمل على الغلاف الداخلي لمجلد العميل
أثناء عملنا معًا ، أقوم بإضافة جميع المواد ذات الصلة (المراسلات ، وعينات العمل الفني ، وما إلى ذلك) إلى المجلد
ما هو "النظام" أو "العملية" بالنسبة للعملاء المحتملين والجدد؟ هل أنت:
هل تريد التقاط جميع معلومات الاتصال الخاصة بهم (الاسم والعنوان والهاتف والبريد الإلكتروني والبريد العادي)؟
أرسل لهم رسالة شكر؟
أعطهم / أرسل لهم حزمة الفنان (مجلد معك السيرة الذاتية ، وبيان الفنان ، والسيرة الذاتية ، ومعلومات أخرى عنك وعن عملك)؟
إضافتهم إلى قاعدة البيانات الخاصة بك؟ كيف؟ متى؟
المتابعة معهم بانتظام؟ كم مرة؟ بأنهي طريقة)؟
دعوتهم إلى الأحداث الخاصة بك؟
إرسال إعلانات الحدث؟
إرسال بطاقات العيد؟
اطلب منهم الإحالات؟
هناك احتمالات ، إذا كان لديك "نظام" للقيام بالأشياء ، فستكون أكثر اتساقًا. وهذا من المحتمل أن يجعل عملك أقوى.
2 - دع الناس يعرفون أين تحفظ الأشياء
حسنًا ، أنا في الواقع بحاجة إلى التواجد في بعض الأشياء - على سبيل المثال ، جلسات التدريب عبر الهاتف 1: 1.
لكن العمليات الأخرى لا تحتاجني على الإطلاق. خذ على سبيل المثال كتابي "187 نصيحة للفنانين".
لقد كتب بالفعل ، تم نشره بالفعل
الموقع حتى
الإعلان (googleAdwords) في مكانه الصحيح
تتحرك الطلبات بسلاسة من خلال بائعي الكتب عبر الإنترنت وموقع الويب / عربة التسوق الخاصة بي ومنافذ البيع بالتجزئة
يتم إيداع الإيرادات تلقائيًا في حساب الأعمال الخاص بي
إذا ما هي المشكلة؟ مرة أخرى ، أنا الشخص الوحيد الآن الذي يعرف كيف يعمل هذا.
ما لم أكتب نظام "بيع الكتب" الخاص بي - وأخبر شخصًا ما بمكان العثور عليه - إذا لم أكن موجودًا ، ستتوقف مبيعات كتابي بشكل صارخ.
لقد بذلت الكثير من العمل في الكتاب للسماح بحدوث ذلك. لذا فأنا أكتب - وسأشارك قريبًا - بالضبط كيف يعمل نظام "بيع الكتب" الخاص بي ، وكيف أبقيه يعمل بدوني.
هذا هو الهدف من هذا القسم: كتابة أنظمتك هي الخطوة الأولى فقط. عليك أيضًا السماح لزميل موثوق به (أو مساعد ، أو أحد أفراد الأسرة ، أو صديق) بمعرفة مكان وجودهم - وكيفية استخدامهم.
3 - أتمتة وتفويض
من أروع فوائد كتابة أنظمتك وإجراءاتك أنك سترى أماكن يمكنك أتمتتها ... أو تفويضها.
نعم. هذا يعني عمل أقل بالنسبة لك!
بالنظر إلى إجراءاتي الخاصة بالعملاء الجدد ، على سبيل المثال ، من الواضح تمامًا أنني لست بحاجة إلى القيام بكل شيء بنفسي.
بالنسبة للمبتدئين ، يمكنني أن أطلب من شخص آخر تجميع حزم الترحيب لي وإرسالها بالبريد. قد يستغرق ذلك نصف ساعة أو نحو ذلك في كل مرة أقوم فيها بإضافة عميل.
وأين تأتي الأتمتة؟ كلما كان ذلك ممكنا ، أقول. مثال على ذلك ، لقد استخدمت نظام البث الآلي لإرسال الرسائل الجديدة لهذا الشهر